مدیریت دانش در شرکت پایندان

مدیریت دانش، شامل همه‌ روش هایی است که سازمان، دارایی های دانشی خود را مدیریت می کند که شامل چگونگی جمع آوری، ذخیره سازی، انتقال، بکارگیری، به روز سازی و ایجاد دانش است. مفهوم مدیریت دانش برای مدت‌های مدیدی به صورت عملی اما غیررسمی مورد استفاده واقع شده‌ است. بنابراین به منظور درک بهتر مفهوم مدیریت دانش ابتدا به بررسی مفاهیم داده، اطلاعات و دانش و تفاوت و ارتباط میان آنها بپردازیم. دانش، نه داده است و نه اطلاعات، هرچند به هردو مربوط بوده و تفاوت‌ آنها لزوما ماهوی نیست و صرفا از نظر مراتب با هم متفاوتند. داده، اطلاعات و دانش مفاهیمی نیستند که‌ بتوان آنها را به جای هم مورد استفاده قرار داد. درک این سه واژه و چگونگی رسیدن از یکی به دیگری، اهمیت زیادی در موفقیت کارهای علمی دارد. این فرآیند در شرکت پایندان توسط اعضای کمیته مدیریت دانش راهبری می گردد.

اعضای کمیته مدیریت دانش بازوی اجرایی مدیریت دانش در سازمان هستند و هر شش ماه یکبار انتخاب شده و با حکم مدیر عامل منصوب می شوند. برنامه عملیاتی به منظور اجرای اهداف پیش بینی شده در سال جاری را تهیه و تدوین می نمایند. اعضای کمیته دانش در فرایند مهندسی دانش یا (Knowledge Engineering) تبحر دارند، این اعضا سه فعالیت استخراج، تحلیل و مدلسازی دانش را انجام می دهد. این سه فعالیت منجر به تولید یک پایگاه دانش ساخت یافته مبتنی بر مدل‌های دانش با قابلیت استفاده مجدد می‌شود که می‌تواند به عنوان محتوای ورودی در یک سیستم مبتنی بر دانش استفاده شود.

معیار انتخاب اعضای کمیته دانش

  • اعتقاد به مدیریت دانش
  • علاقه مندی به همکاری
  • روابط عمومی بالا
  • تسلط در حوزه کاری
  • نظم و پیگیری

وظایف اعضای کمیته دانش

  • شرکت در جلسات کمیته دانش
  • شناسایی و بروزرسانی موضوعات دانشی پروژه ها
  • شناسایی صاحبان دانش در فیلدهای مختلف دانشی
  • مصاحبه با خبرگان دانش
  • مستندسازی تجارب خبرگان
  • آموزش مباحث مدیریت دانش به سایر پرسنل
  • آموزش دانش نویسی به صاحبان دانش
  • تهیه چک لیست های انواع بسته های دانشی
  • استخراج بسته های دانشی
  • بررسی دانش های ثبت شده از لحاظ فرمت دانش نویسی
  • بررسی صحت و اعتبار دانش های ثبت شده و ارجاع به خبره مربوطه
  • امتیازدهی به دانش های ثبت شده
  • به روز رسانی پایگاه دانش
  • گزارش دهی به مدیریت

فرآیند شناسایی دانش و تجربه

طبقه بندی و دسته بندی دانش و تجربه در سازمان به منظور تسهیل و تسریع دسترسی کلیه همکاران و نیز استفاده از آن ها به عنوان درس های آموخته شده و فرآیندهای کاربردی در فعالیت های آتی شرکت  اجتناب ناپذیر است. این موارد را می توان با بررسی در شرکت جمع آوری و/یا کارکنان را به جمع آوری و تکمیل آن ها تشویق نمود.

در شرکت پایندان منابع دانشی شامل منابع موجود در پروژه ها، دانش افراد و نیز دانش موجود در  سایت های عملیاتی می باشد که شامل استانداردهای مورد استفاده، اسناد و مدارک مالی و اداری، مدارک مهندسی و سایر مدارک پروژه می باشد، همچنین نظرات کارفرمای پروژه ها  بر روی مدارک که توسط نماینده پروژه و یا بخش متولی در مسیر تعیین شده در بایگانی سیستم EPM قرار می گیرد.

از دیگر منابع، گزارش های مختلف واحد ها، صورت جلسات، صورت وضعیت ها و به همین ترتیب کلیه خروجی های واحدهای مختلف دفتر مرکزی و پروژه ها  توسط تمامی واحد ها مشخص شده و می بایست در فضای تعیین شده در بایگانی سیستم EPM سازمان قرار گیرد.

دانش های پنهان نیز از طریق اعضا کمیته دانش و با استفاده از ابزارهای مختلف جمع آوری می گردند و در پایگاه دانشی به روز رسانی می شوند. از جمله روش های کسب دانش مورد استفاده در شرکت پایندان می توان به روش های زیر اشاره کرد:

  • الگو برداری (Benchmarking)
  • تحقیق و توسعه (R&D)
  • انجمن‌های خبرگی
  • مصاحبه حین خدمت (رو در رو، به صورت تلفنی، استفاده از یک پرسش‌نامه، استفاده از اینترنت)
  • داستان سرایی (Story Telling)
  • یادگیری سایه به سایه (Job Shadowing)
  • تاریخچه نویسی (Learning History)
  • کتابخانه فیزیکی و الکترونیکی
  • کافه دانشی (Coffee Meeting)
  • مساعدت همکاران (Peer assist)
  • روش ایده آل (Best Practice)
  • مرور پس از عملیات (After Action Review)
  • فرم های پیش از استخدام
  • فرم های ثبت درس آموخته پروژه ها
  • فرم های پژوهش های کاربردی
  • فرم ثبت تجربه
  • فرم ثبت دانش اقتباسی
  • مصاحبه خروج ازخدمت

اهداف استراتژیک مرتبط با مدیریت دانش

اهداف مدیریت دانش باید از اهداف کلان شرکت باشند و در سطوح مختلف بوجود آیند. اهداف تجویزی دانش به تصویر کلی سیاست شرکت و تمام جنبه های فرهنگی شرکت مربوط می باشد. سپس اهداف راهبردی برای برنامه های بلند مدت وضع می شوند که بر واقعی کردن این تصویر تمرکز دارند. سرانجام، اهداف عملیاتی دانش محور کمک می کنند که اجرای برنامه های  راهبردی در فعالیت روزانه شرکت تضمین شوند. به طور ایده آل اهداف دانشی می باید در این سه سطح یکدیگر را کامل کنند و بایستی در تحقق اهداف شرکت مشترکا سهیم باشند.

اهداف مدیریت دانش در شرکت پایندان:

اهداف مدیریت دانش در شرکت پایندان در دو سطح اهداف خرد و کلان تعیین شده اند.

اهداف کلان به سه بخش زیر تقسیم می شوند:

  • کیفیت دانش یا اطلاعات (مطلوب یا مناسب بودن خروجی سیستم مدیریت دانش)
  • کیفیت فرایند و سیستم  (محتوا، سهولت استفاده، سازگاری با نیازها، سهولت در مشارکت گروهی)
  • مزایا و منافع مدیریت دانش

برای هر یک از اهداف کلان فوق چند هدف خرد نیز تعیین گردیده است:

  • کیفیت دانش یا اطلاعات (مطلوب یا مناسب بودن خروجی سیستم مدیریت دانش)
  • سهولت در تولید یا ایجاد مستندات دانشی با استفاده از فرآیند مدیریت دانش
  • قابلیت دسترسی به دانش یا اطلاعات حاصل از سیستم مدیریت دانش در زمان مورد نیاز
  • مفید و موثر بودن دانش یا اطلاعات حاصل از سیستم مدیریت دانش برای کاربرد مورد نظر
  • عدم ابهام و شفاف بودن نحوه دسته بندی دانش در سیستم مدیریت دانش
  • مدیریت دانش، از یک راهنمای صحیح و بدون نقص از خبرگان برخوردار است
  • کیفیت فرایند و سیستم  (محتوا، سهولت استفاده، سازگاری با نیازها، سهولت در مشارکت گروهی)
  • سهولت استفاده از سیستم مدیریت دانش
  • ثبات عملکرد فرآیند مدیریت دانش در طول زمان
  • قابل قبول بودن مدت زمان پاسخگویی در سیستم مدیریت دانش
  • رضایت از سیستم مدیریت دانش از جهت تأمین نیازهای دانشی
  • مزایا و منافع مدیریت دانش
  • فرآیند مدیریت دانش فرصت خلق دانش جدید با تولید ایده های نوآورانه را برای کاربر فراهم می سازد
  • فرآیند مدیریت دانش به همکاران امکان می دهد تا به نحو موثر، دانش مورد نیاز را مدیریت و ذخیره سازی نماید
  • پرسنل توانسته است با استفاده از فرآیند مدیریت دانش عملکرد شغلی خود را بهبود ببخشد
  • بکارگیری سیستم مدیریت دانش توسط کاربر برای تبادل دانش و اطلاعات با سایر همکاران
  • بکارگیری سیستم مدیریت دانش توسط کاربر برای تصمیم گیری
  • بکارگیری سیستم مدیریت دانش توسط کاربر برای ثبت و ضبط دانش
  • بکارگیری سیستم مدیریت دانش توسط کاربر برای تسهیم دانش تخصصی
  • بکارگیری سیستم مدیریت دانش توسط کاربر برای تسهیم دانش عمومی

شاخص های ارزیابی مدیریت دانش در شرکت پایندان

شاخص عملکرد یا شاخص کلیدی عملکرد، پارامتری قابل اندازه‌گیری برای عملکرد است، که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرایند دستیابی به اهداف سازمانی را تعریف و اندازه‌گیری کنند. زمانی که یک سازمان، مأموریت خود را تحلیل کرده باشد، همه ذینفعان مشخص شده و اهداف سازمانی نیز تعریف شده باشند، ابزاری برای اندازه‌گیری میزان دسترسی به این اهداف لازم است، که شاخص‌های کلیدی عملکرد، این ابزار را فراهم می‌نمایند. شاخص عملکرد می‌تواند منعکس کننده فاکتورهای حیاتی موفقیت یک سازمان باشد، که این پارامترها از هر سازمانی به سازمان دیگر متغیر هستند.

برای تشخیص میزان موفقیت سیستم مدیریت دانش نیز تعیین شاخص های ارزیابی عملکرد ضروری است.  ارزیابی وضعیت مدیریت دانش به سازمان این امکان را می دهد که دریابد چگونه فرایند مدیریت دانش خود را پیاده سازی نماید. از این رو شاخص هایی برای اندازه گیری فرایند مدیریت دانش در شرکت پایندان تعریف شده است. این شاخص ها کارایی و اثربخشی فرایند مدیریت دانش را بیان می نمایند.

انواع شاخص های عملکرد

کمّی: حقایقی عاری از نظرات، احساسات، عقاید یا برداشت های شخصی افراد، که معمولاً با اعداد و ارقام و نسبت به یک استاندارد خاص ارائه می شود.

کیفی: اعداد و ارقامی که طبق نظرات، عقاید و برداشت های شخصی شکل گرفته و ارائه می شوند.

در تعریف شاخص های عملکرد مدیریت دانش شرکت پایندان هر دو نوع شاخص کمی و کیفی مد نظر قرار گرفته است. شاخص های کمی خروجی گزارش هایی است که از سیستم مدیریت دانش بدست می آیند و شاخص های کیفی براساس نظرات ثبت شده افراد سازمان در نظر سنجی های دوره ای انجام شده بدست می آید. لازم به ذکر است تمامی شاخص ها بر مبنای اهداف تعیین شده مدیریت دانش تعریف شده اند و به ازای هر هدف حداقل یک شاخص در نظر گرفته شده است و از طرف دیگر به ازای هر شاخص حداقل یک هدف تعیین شده است.

شاخص های کمی تعریف شده به شرح ذیل می باشد:

  • تعداد جلسات تشکیل شده کمیته دانش
  • تعداد نفرات عضو در کمیته دانش
  • تعداد مصوبات کمیته دانش
  • درصد انجام مصوبات جلسات کمیته دانش                                                       
  • تعداد دانش های ثبت شده
  • تعداد دانش های ثبت شده به تفکیک درخت دانش
  • تعداد دانش های ثبت شده به تفکیک پروژه
  • درصد مشارکت پرسنل در ثبت دانش
  • فعال ترین افراد در ثبت دانش
  • تعداد تجربیات ثبت شده
  • تعداد دانش های اقتباسی ثبت شده
  • تعداد پژوهش کاربردی ثبت شده
  • تعداد درس های آموخته ثبت شده
  • نسبت دانش های پیشنهادی به ثبت شده
  • درصد دانش های بکارگیری شده

شاخص های کیفی تعریف شده به شرح ذیل می باشد:

  • نگرش پرسنل نسبت به فرایند مدیریت دانش
  • نگرش پرسنل نسبت به دانش های ثبت شده
  • نگرش پرسنل نسبت به سیستم مدیریت دانش
  • اثربخشی دانش های بکارگیری شده

حوزه های دانشی شرکت پایندان

با توجه به ماهیت پروژه ای فعالیت های شرکت پایندان درخت دانش نیز طبق جدول زیر بر مبنای فعالیت های پروژه شامل بخش های مهندسی، خرید و ساخت تقسیم شده است. همچنین بخش دیگری مربوط به فعالیت های ستادی نیز در نظر گرفته شده است و کلیه دستاوردها و فعالیت های مرتبط با مدیریت دانش را در شاخه های این درخت ثبت می شود.

به عنوان مثال دانش های بخش مهندسی در سطح دوم به تفکیک دیسیپلین ها و به صورت جدول زیر می باشد.

از آنجایی که طبقه بندی دانش ها به سطوح بیشتر موجب پیچیدگی می شود، لذا ما بقی مشخصات یک دانش که می تواند شامل نوع پروژه، نام پروژه و جزئیات بیشتری از دانش باشد، به صورت برچسب (Tag) بر روی دانش ثبت و قابل جستجو می باشد.